Pod pojmom prvi vpis etažne lastnine razumemo postopek oblikovanja novega osnovnega vložka s stavbiščem in stavbo v etažni lastnini, skupaj z odprtjem ustreznega števila podvložkov. Etažna lastnina nastane šele z vpisom v zemljiško knjigo. Glede vpisa pa obstaja nekaj posebnosti. Poleg zemljiškoknjižnega postopka namreč teče tudi katastrski postopek.
Samemu predlogu za vpis je potrebno priložiti tudi etažni načrt. Etažni načrt bi sicer bolj sodil v kataster stavb, saj gre za stvarno evidenco, vendar tega katastra še ni. Dokler pa katastra stavb ni, potrebuje zemljiška knjiga ta etažni načrt, saj je iz njega razvidna identifikacija in delitev posameznih delov stavbe. Etažni načrt mora biti sestavljen v dveh izvodih, od katerih se eden vloži v zbirko listin (zemljiška knjiga), drugi pa se pošlje pristojni geodetski upravi (zemljiški kataster). Etažni načrt pomeni celovit prikaz zgradbe v etažni lastnini in mora zajeti celotno stavbo skupaj z vsemi posameznimi deli v etažni lastnini.
Etažni načrt mora vsebovati tudi označbo zemljišča, na katerem stoji stavba, njegovo površino, ter naslov stavbe. Glede zemljišča velja sledeča. Stavba lahko obstaja tudi brez funkcionalnega zemljišča (parcela je velika ravno toliko, da se na njej postavi stavba), ali pa leži na veliki parceli. Vse to se vpiše v isti vložek, le če je lastninsko stanje enako. Drugi del etažnega načrta pa je ponazoritev stavbe. Natančna lega stavbe izhaja iz priložene mapne kopije katastrskega načrta, priložena pa mora biti tudi natančna grafična ponazoritev stavbe po posameznih nadstropjih. Vsako nadstropje je potrebno prikazati posebej in v sliki z različnimi barvami označiti vsak posamezni del stavbe. Etažni načrt mora biti razdelan v merilu 1 : 200 ter zložen na format A4.

Vpis nove stavbe
Investitor večstanovanjske stavbe, katere posamezni deli so namenjeni za prodajo mora poskrbeti za vpis v zemljiško knjigo in sicer v 60 dneh po izdaji uporabnega dovoljenja. Predlogu za vknjižbo (obrazec "Predlog za vpis etažne lastnine na investitorja", 9,604 dobite v knjigarni) mora investitor priložiti etažni načrt in odločbo o določitvi funkcionalnega zemljišča. Opravljen vpis etažne lastnine je osnova na kateri je dovoljen promet s posameznimi deli stavbe. Investitor bo namreč predlagal vknjižbo lastninske pravice na svoje ime in s tem omogočil kupcem, da bodo na podlagi kupoprodajne pogodbe lahko vknjižili lastninsko pravico nase. Razlika tega predloga s predlogom po ZPPLPS je v tem, da tu vpis predlaga investitor, po ZPPLPS pa etažni lastniki.

Vpis na podlagi preoblikovanja solastnine
Zgradba, ki izpolnjuje dejanske pogoje za vzpostavitev etažne lastnine, se lahko nahaja tudi v solastnini. V tem primeru se lahko na podlagi pogodbe o delitvi ali pa sodne odločbe vzpostavi etažna lastnina. Pogoji in postopek za nastavitev zemljiškoknjižnega vložka v etažni lastnini so smiselno enaki kot tisti pri investitorju. Uporabi se isti obrazec (predlog za vpis etažne lastnine na investitorja), ki se ga dobi v knjigarni, priložiti pa se mora tudi etažni načrt. Vendar je potrebno omenjeni obrazec rahlo modificirati (za vpis etažne lastnine na podlagi preoblikovanja solastnine namreč minister ni predpisal obrazca). Vpis se namreč ne predlaga na podlagi etažnega načrta (kljub temu ga je treba priložiti), pač pa na podlagi pogodbe o delitvi ali sodne odločbe. Pogodbo o delitvi morajo sprejeti vsi solastniki, podpisi na njej pa morajo biti notarsko overjeni. Druga podlaga pa je lahko sodna odločba, ki mora biti pravnomočna in je bila izdana v postopku delitve solastnine. Tako odločbo izda sodišče na predlog enega izmed solastnikov, naj se solastnina razdeli.

Vpis etažne lastnine za nazaj (po ZPPLPS)
V preteklosti je etažna lastnina najpogosteje nastajala brez kakršnekoli pravne podlage in brez vpisov v zemljiško knjigo. Posledično sedaj stanje v zemljiški knjigi niti slučajno ne ustreza dejanskemu stanju. Zato zakon nalaga dolžnost investitorjem stavb, oz. njihovim pravnim naslednikom, da vpišejo etažno lastnino v zemljiško knjigo. Ker pa je pridobivanje stare dokumentacije težko, oz. včasih nemogoče, je bil sprejet zakon o posebnih pogojih za vpis lastninske pravice na posameznih delih stavb v zemljiško knjigo, ki je sam postopek poenostavil.
Rešitve, ki jih je dopustil ZPPLPS bistveno posegajo v osnovno zgradbo osnovnega vložka. V njem se namreč lahko izpusti vpis z zakonom določenih dejstev in podatkov. Osnovni vložek se tako lahko nastavi brez vpisa solastninskega razmerja na skupnih delih in napravah. Pridobitelj lastninske pravice na posameznem stanovanju svojo lastninsko pravico lahko torej vknjiži v podvložek, pri tem pa ne vknjiži solastninske pravice na skupnih delih. Glede tega obstaja določeno tveganje, predvsem glede višine solastniškega deleža na skupnih delih, saj je jasno, da tak delež vedno obstaja. Omogočen je torej vpis v ZK, tudi kadar obseg skupnih delov in funkcionalnega zemljišča ni popolnoma ugotovljen. Omogočen je tudi lažji vpis, saj predlog lahko poda že en etažni lastnik. Tako ni več potrebna pogodbe vseh ali odločba sodišča, pač pa en lastnik sam vodi postopek, seveda samo za vpis svojega stanovanja.
Zakon, ki tako poenostavlja zemljiškoknjižni postopek vsekakor ni v skladu z zakonom o zemljiški knjigi, zato je veljavnost tega zakona omejena. ZPPLPS omogoča le prvi korak pri vpisu etažne lastnine v ZK, korak ki ga bo potrebno nadgraditi. Nadgraditi pa bo vpise potrebno do 19. novembra 2004, saj do takrat velja ZPPLPS. Do takrat so torej dovoljeni poenostavljeni vpisi stanovanj, brez vpisov solastnine na skupnih prostorih.

Potek postopka
V postopku bo najprej potrebno odmeriti stavbno zemljišče, za kar je potrebno vložiti posebno vlogo. Vloga se vloži na upravnem organu za geodetske zadeve. Za to vlogo ni potrebno soglasje solastnikov zemljišča. Na podlagi zahteve upravičene osebe bo geodet izvedel odmero stavbnega zemljišča. Tehnično odmero izvede geodet samostojno, brez prisotnosti strank postopka in na njeni podlagi geodet nato izdela elaborat odmere zemljišča. Na podlagi tega elaborata izda pristojna geodetska uprava odločbo, s katero določi novo parcelo s svojo parcelno številko. Zoper to odločbo se lahko pritožijo samo zaradi nepravilne določitve meje stavbišča. Po pravnomočnosti odmere parcele, se ta nova parcela vpiše v zemljiški kataster. Potem ko je odločba o odmeri izdana, lahko etažni lastnik na njeni podlagi predlaga izvedbo zemljiškoknjižnega postopka.
Vlogi za vpis etažne lastnine pa je potrebno priložiti tudi etažni načrt. Pomembno je vedeti, da je etažni načrt po ZPPLPS drugačen od etažnega načrta pri vpisu nove stave in vpisu na podlagi preoblikovanja solastnine. Za razliko od slednjega, ki zajema celotno stavbo, je etažni načrt po ZPPLPS omejen na določen posamezni del stavbe. S tem je namreč dana možnost posameznemu etažnemu lastniku, da lahko sam izpelje postopek vpisa. Etažni načrt mora biti izdelan na predpisanih obrazcih (EN1, EN2, EN3-i in EN3-g), ki jih določa Navodilo za izdelavo in potrditev etažnega načrta. Izdela jih lahko etažni lastnik sam, lahko pa njegovo izdelavo naroči pri tretji osebi. V EN1 se vpišejo vsi podatki, ki so relevantni za etažni načrt, v EN2 se prikažejo lege posameznih delov v stavbi, EN3 pa je namenjen prikazu določenega posameznega dela stavbe. EN3-g se uporabi, če je etažni načrt izdelal geodet, EN3-i pa, če ga je izdelal etažni lastnik sam.
Etažni načrt mora torej vsebovati:

Etažni načrt se mora nato vložiti v potrditev pri geodetski upravi, priložiti pa je potrebno kopijo listine, ki predstavlja temelj vlagateljeve lastninske pravice (npr. kupoprodajna pogodba). Geodetska uprava nato preveri etažni načrt in ga ali pošlje v dopolnitev ali pa potrdi. Ko ga potrdi, določi stavbi tudi kvalifikatorje, s katerimi je stavba identificirana. Nato pa geodetska uprava izroči etažni načrt, skupaj s potrdilom o kvalifikatorjih vlagatelju.
Sedaj ima vlagatelj torej odločbo o odmeri in etažni načrt. Oba dokumenta je potrebno priložiti vlogi za vpis etažne lastnine v zemljiško knjigo. Sam postopek vpisa se začne z vlogo, ki se jo pošlje na okrajno sodišče, na območju katerega leži nepremičnina. Za vlogo za vpis etažne lastnine po ZPPLPS zakonodajalec ni predpisal obrazca, zato je najbolje, če izhajate iz obrazca 9,604 "Predlog za vpis etažne lastnine na investitorja", ki ga dobite v knjigarni.
Država spodbuja čimprejšnji vpis etažne lastnine v zemljiško knjigo, zato je uvedla oprostitev plačila takse. Tako takse ni potrebno plačati za prvi vpis etažne lastnine.

Zadnja predelava: 24. 02. 2017